四方そういち通信〜第３１号〜 ［考え方・環境調整・管理のうちの考え方］
〜〜〜四方通信〜〜〜
NO３１
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今日の四方通信
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今日はタスク管理の
・考え方・環境調整・管理のうちの考え方をおおくりします。
【仕事の優先順位を明確にする】
「タスクを書き出したが何から取り掛かればいいのかわからない」となり、結局何もできないまま時が過ぎていくというケースや、色々なものに中途半端に手をつけて何１つ終わらせる事ができないというケースは珍しくはありません。
そういった方は、仕事の優先順位を明確にしなければいけません。
何が優先順位が高い仕事で、何から取り組むべきかについて、自分自身の判断基準が必要になるのです。
優先順位の基準としてオススメなのは『７つの習慣』で解説されている、重要度と緊急度を基準とするものです。
自分のタスクを重要度と緊急度の高さで分類し、重要度と緊急度が高いものを第１に取り掛かるタスクとします。
その上で、重要度が高く緊急度が低いものを大事にしていきます。時に重要度が低く、緊急度が高いものに振り回されがちですが、ここはサクッと片付けてしまいましょう。
このような判断基準を持つ事で、多くのタスクがあったとしても効率的に進める事ができます。
【情報の断捨離をする】
インターネットの情報量は１０年で８０倍となりました。
しかし、人間の脳の進化というものは５万年前に進化としてはほぼ完成しており、１０年で情報が８０倍になる一方で、人間が処理できる量には変化がありません。
ですから、人間が処理できる情報の量をはるかに超えてインターネット上の情報が増えているのです。
この増加は今後も止まる事はありません。
Facebook、Twitter、ネットニュース、メールマガジンなど、毎日多くの情報に溺れているというケースも多いのではないでしょうか？
冷静に考えると、それらの情報は自分にとっては意味の無いものが非常に多いです。
単なる娯楽として消費している情報に関しては、それは適度な量に止めておくべきです。
生産的な時間をしっかり確保するためにも、情報の断捨離を行い、まずは「今の自分」に本当に必要な情報にだけ取り入れましょう。
パソコンのデスクトップも携帯の画面も
使わないものは全部消すかまとめて目に入らないようにしてください。
【人に会う際には終了時間を決める】
仕事でもプライベートでも人に会う事はあると思います。
基本的にはここでは仕事の話をベースに進めていますが、息抜きであったり軽い情報交換のためにちょっとお茶をするために人と会う事もあるでしょう。
ただ、会う時間は決めていたとしても、別れる時間は決めていない事は多いのではないでしょうか？
「せっかく会うのに別れる時間を決めるのは冷たくはないですか？」という意見はもっともです。
ですが、私のこれまでの経験では、人と会った時に思いの外話が長引いてしまい、その後のスケジュールが崩れたり、その日に予定したタスクが終えられないという事が多くありました。
こうならないためには、会う時間だけでなく別れる時間も事前に決めておく事が大事です。
商談であれば「１４時から１５時まで」と、頭だけでなく終わりをしっかりと決めます。
スケジュールを崩さず、タスクを確実に遂行するためには、人と会う際の終了時間を設定しましょう。
【超集中日を月に１度作る】
１ヶ月のうちに１度でいいので「超集中日」と設定した日を先に設けます。
その日は、ホテルなど外部の影響を受けないところに缶詰になって、ひたすら集中してタスクを進めます。
この１日は、誰にも会わないこと。携帯での連絡も必要最低限しかしないことが大切です。
とにかく「この日はとことんやるんだ」という１日を作ってみてください。
１日を終えた時の充実感は、その日の疲労を変えて明日への活力となります。
【自分を再起動する時間を作る】
パソコンの電源を入れっぱなしにすると動作が重くなってしまいますが、その時には再起動をすれば重さも解消されます。
人間も同じだと思っています。
パフォーマンス高く仕事をしていても、やはり仕事をやり続けていれば徐々にパフォーマンスが落ちていくでしょう。
それが無い人間というのは、超人以外にはありえないと思います。
ですから、落ちていったパフォーマンスを回復させるためにも、自分を再起動する時間を作ると良いです。
「再起動する時間」と書きましたが、丸々１日を充ててもいいでしょう。
その日は仕事を忘れてスポーツをしたり、自然いっぱいの中を散歩してみてください。
人によっては「１日全く仕事をしないと不安になる」という方もいると思います。
ですが、ここは１日しっかりと休むことで、その後のパフォーマンスが劇的に向上するんだと理解して休みましょう。
ただ、これは普段フルパワーで仕事をしている人にのみ言えることです。
中途半端な人がこれをしても
休み癖がつくだけなので、まずパンパンで仕事しかしない日を３、４日は連続で続けられるようになってから
やってみてください。
【自分なりの集中スイッチを作る】
スポーツ選手は集中に入るためのルーティンがあります。
そのルーティンを儀式のごとく毎回行なうことでスムーズに集中状態に入ることができるのです。
有名なところでは、野球のイチロー選手の素振りと袖を引っ張りあげる動作や、ラグビーの五郎丸歩選手がキックの前に取るポーズが挙げられます。
このようなルーティンを自分が仕事に入る際にも行いましょう。
やることは何でもいいと思います。僕の場合はアイスコーヒーを飲むだけです。
本当に単純なことですが、こういった何でも無いことを儀式のごとく行なうことでスムーズに仕事に集中していけるのです。
また、毎日のルーティンは自分の小さな変化にも気づくことができます。
例えば、いつもと同じコーヒーを飲んでも何か美味しくなく感じて、「今日は体調がイマイチかもしれない」というようなことです。
そのような、自分を定点で客観視するツールとしても使うことができます。
【焦らず弛まず】
これは完全に心構えでしか無いので挙げるのを少しためらったのですが、個人的にかなり好きな感覚なので挙げさせていただきました。
思うように仕事が進まない時や、大量のタスクが片付かない時には、やはり人間は焦ってしまうものです。
ですが、焦ったところで仕事が勝手に片付くわけでもありませんし、むしろミスが発生したり考えがまとまらず処理スピードが遅くなったりするものです。
そこで僕がいつも心の中で唱えているのが「焦らず弛まず」です。
焦ることは無いけれども、弛むこともなく、少しづつでも毎日着実に歩みを進める。
これを、マインドのベースに置くことは成長にとって非常に重要であると考えています。
【自分のキャパシティを超えた並行処理をしない】
タスクが増えてくると、並行して複数のタスクを進めることが避けられないというケースも多分にあります。
ただし、この際に気をつけなければいけないのは、自分のキャパシティを超えてしまってはいけないということです。
そもそも、タイプによって並行処理が得意なタイプとそうでないタイプがいます。
並行処理が得意なタイプは、自分のキャパシティ内であれば複数を同時に進めても、それぞれのクオリティが落ちることはありません。
ですが、並行処理が苦手なタイプは、２個、３個と同時並行に行うタスクが増えると、ガクンとクオリティが落ちてしまうのです。
これに関しては特性なのでしかたありません。しっかりと集中して、クオリティ高く１つずつタスクをこなしていくべきです。
並行処理が得意なタイプでも、それぞれにキャパシティは確実に存在します。大丈夫だと思っていても、キャパシティを超えた瞬間に突然全てが破綻することもあるのです。
ですから、重要なのは自分のキャパシティーを知ることと、そのキャパシティーに達しようとしていないか常に自分自身に確認をすることです。
もしキャパシティーを超えそうになったら、先述した優先順位の見直しや、自分自身の再起動を行うことが必要になります。
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今日のチャレンジ
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格言
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石の上にも三年という。
しかし、三年を一年で習得する努力を
怠ってはならない。
- 松下幸之助
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